Analyse van het document
Analyse van het voorstel: Van papieren naar digitale stukkenstroom
Titel en samenvatting:
Het voorstel, getiteld "Van papieren naar digitale stukkenstroom", beoogt de papieren documentenstroom van het college naar de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg volledig te digitaliseren. Dit wordt gedaan door het gebruik van tablets, zoals iPads, te introduceren. Het voorstel omvat een pilot om de haalbaarheid en effectiviteit van deze digitale transitie te testen. Twee alternatieven worden overwogen: het verstrekken van iPads in bruikleen of het geven van een maandelijkse vergoeding aan raadsleden. De verwachte besparingen komen voort uit het elimineren van kosten voor papier, kopiëren en verzending. Het uiteindelijke doel is kostenbesparing zonder extra uitgaven.
Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel is redelijk volledig. Het bevat een duidelijke samenvatting, financiële overzichten, en een business case. Echter, het mist gedetailleerde informatie over de implementatie van de pilot en de specifieke evaluatiecriteria.
Rol van de raad:
De raad moet instemmen met het uitvoeren van de pilot en later beslissen over de volledige implementatie van de digitale stukkenstroom op basis van de pilotresultaten.
Politieke keuzes:
De raad moet kiezen tussen de twee alternatieven voor het verstrekken van tablets en beslissen over de mate van digitalisering en de bijbehorende kostenbesparingen.
SMART en inconsequenties:
Het voorstel is gedeeltelijk SMART. Het is specifiek en meetbaar in termen van kostenbesparingen, maar mist concrete tijdlijnen en evaluatiecriteria voor de pilot. Er zijn geen duidelijke inconsequenties, maar de afhankelijkheid van technologische ontwikkelingen kan een risico vormen.
Besluit van de raad:
De raad moet besluiten om al dan niet akkoord te gaan met de voorgestelde pilot en later met de volledige implementatie van de digitale stukkenstroom.
Participatie:
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden, maar richt zich op interne communicatie binnen de gemeente.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid is relevant, aangezien digitalisering bijdraagt aan vermindering van papiergebruik en daarmee milieubelasting.
Financiële gevolgen:
De pilot vereist een voorbereidingskrediet van €9.800. De business case suggereert dat volledige implementatie kostenbesparend zal zijn. Er is echter een financieel risico als de pilot niet leidt tot brede implementatie. De dekking van kosten wordt in een later stadium uitgewerkt.