Analyse van het document
Analyse van het Raadsvoorstel: Van papieren naar digitale stukkenstroom
Titel en Samenvatting:
Het voorstel, getiteld "Van papieren naar digitale stukkenstroom," beoogt de overgang van papieren naar digitale documentenstromen binnen de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg. Het plan omvat het gebruik van iPads voor papierloos vergaderen, met als doel kostenbesparing en efficiëntieverbetering. Twee alternatieven worden overwogen: iPads in bruikleen of een maandelijkse vergoeding. Een pilot zal voorafgaan aan de volledige implementatie om de haalbaarheid en kostenbesparingen te evalueren.
Oordeel over de volledigheid:
Het voorstel is redelijk volledig, met een duidelijke uitleg van de doelstellingen, alternatieven en financiële implicaties. Echter, de details over de implementatie van de pilot en de specifieke evaluatiecriteria kunnen uitgebreider zijn.
Rol van de Raad:
De raad moet instemmen met het uitvoeren van de pilot en later beslissen over de volledige implementatie op basis van de pilotresultaten.
Politieke Keuzes:
De raad moet kiezen tussen de twee voorgestelde alternatieven voor de digitale stukkenstroom en beslissen over de mate van digitalisering en de bijbehorende kostenbesparingen.
SMART en Inconsistenties:
Het voorstel is deels SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) doordat het duidelijke doelen en een tijdlijn voor de pilot bevat. Echter, de meetbare criteria voor succes na de pilot zijn niet volledig uitgewerkt. Er zijn geen duidelijke inconsistenties, maar de fiscale implicaties vereisen nadere uitwerking.
Besluit van de Raad:
De raad moet besluiten om de pilot goed te keuren en later, op basis van de resultaten, over de volledige implementatie van de digitale stukkenstroom.
Participatie:
Het voorstel vermeldt geen specifieke participatie van burgers of andere belanghebbenden, maar richt zich op interne communicatie binnen de raad en het college.
Duurzaamheid:
Duurzaamheid is relevant, aangezien de overgang naar digitale documenten bijdraagt aan papierbesparing en daarmee milieuvriendelijker is.
Financiële Gevolgen:
De pilot vereist een voorbereidingskrediet van €9.800. Bij volledige implementatie worden besparingen verwacht die de kosten overtreffen. De financiële dekking voor de pilot en de implementatie moet nog worden uitgewerkt in een toekomstig raadsvoorstel.